大学记录保留时间表将规定记录应保留多长时间, 主要责任办公室(“OPR”)的记录, 以及对记录的最终处置:销毁或永久保存在档案环境中. 总法律顾问办公室将审查时间表是否符合所有适用的法律和监管要求. 作为一般的指导方针, 包含个人资料的纪录只应在符合适用的法律规定和商业目的所需的时间内保存. 仅为存档目的而保存的个人资料，应按照资料最少化原则保存, 其中可能包括使用假名.
yzcca88游戏登录网址的 Records Management Policy 提供更多信息.
| 老板 | 记录的类别 | 记录名字 降序 | 记录描述 | 停留时间 | 性格 |
|---|---|---|---|---|---|
| 所有的办公室 | 学生 | 学术顾问 | 建议指出 |
毕业后5年 | 摧毁 |
| 学术委员会 & 委员会 | 学术 | 学术委员会和委员会文件 | 包括议程，官方会议记录，所采取行动的总结 |
5年 | 将正式副本转交给大学档案馆 |
| 学术委员会 & 委员会 | 学术 | 学术委员会和委员会文件 | 包括议程，官方会议记录，所采取行动的总结 |
5年 | 将正式副本转交给大学档案馆 |
| 所有的办公室 | 学生 | 录取通知书 | 通知学生被大学录取的信件，以及对信件的回复. 招生，本科，研究生，国际 |
自到校或毕业后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 应付账款 | 支出和采购文件:报价, 采购订单, 请购单, 发票, 检查, 收据, 以及相关的文件和信件. 现金支付, 津贴, 成本会计, 信用卡会计, 员工费用报表, 特许使用金, 语句, 合同解除令, 资产负债表, 零用现金, 账单, 付款授权, 收货:接受货物或服务 |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 应付帐款-拨款资助现金支出 | 应付款项的会计处理, 或者现金支付给, 与非可持续发展基金拨款资助项目有关的债权人. 会计，应付款项，赞助项目，研究 |
最后报告后5年(除非授予人另有规定) | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 应付帐款-供应商档案 | 供应商信息概述数量, 价格, 并以债权人名义组织货物或服务条款及付款请求, 这样一来，一张支票就可以支付给每个供应商的所有款项. 账单，发票，价格单 |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融 | 应收账款 | 账单和收款记录，记录欠大学的钱. 现金、信用通知、收据、客户、付款、超额付款、发票、日记账凭证、支票 |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 其他 | 认证报告，自学，支持材料 | 认证过程, 研究, 以及任何级别所需认证的自学文件. 自学, 统计数据, 委员会, 协会, 观察, 官方的反应, 对应, 学术项目审查, 研究部门目标和绩效, 叙述, 统计数据, 调查, 课程评价. |
永久 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 行政法规 | 由高等教育委员会或管理机构颁发，用于学院和大学课程的一般运作. |
直到取代 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 学术单位 | 学术 | 建议计划 | 教师对学生进行辅导后的笔记 |
5年 | 摧毁 |
| 平等的机会 & 第九条 | 就业 | 平权行动计划，包括申请人流量日志 | 计划, 支持文件和数据, 包括申请人流量数据, 申请人甄选标准, 申请人被拒绝的比例表明少数民族和性别. 招聘状况、报告 |
5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 平权行动计划，包括申请人流量日志 | 计划, 支持文件和数据, 包括申请人流量数据, 申请人甄选标准, 申请人被拒绝的比例表明少数民族和性别. 招聘状况、报告 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 校友关系 | yzcca88游戏登录网址校友的信息，包括联系人名单、奖项和其他适用的记录. 校友文件, 开发文件, 联系信息, 礼物, 发展,, 筹款, 捐赠, 管理, 校友目录, 出版物, 奖 |
5年 | 转校升学 |
| 所有的办公室 | 学生 | 修订的部门行动表-推迟ca88登录正确网址的学生 | 对于被录取但推迟ca88登录正确网址的学生，修改原始录取行动表的表格(招生, 本科, 研究生, 国际). |
自到校或毕业后5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 年度NCAA合规声明 | 所有田径队员工的外部收入披露和合规认证. 教练组人员指定:按体育项目列出教练角色和现任者. 机构合规证明书, 体育部门工作人员的合规证明, 团队人员名称, 部门员工外部收入和福利, 志愿者教练协议, 本科生助理教练协议, 管理协议, NLI机构承诺表 |
7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 年度报告 | 单位历史, Center, 机构或组织通过年度报告, 管理文档, 历史, 项目, 剪贴簿, 事件信息 |
5年 | 将正式副本转交给大学档案馆 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | ca88登录正确网址申请-未注册的申请人 | 申请和证明文件，包括本科生的相关信件, 研究生, 以及申请的国际申请人, 但是没有被接受, 或者谁被录取了, 但我没有报名. 部门级的应用, 论文, 简历, 补充信息, 采访笔记, 面试, 阿米海德计划, 对应, 研究生申请人属性总结, 评估标准和文件, 录取文件, 状态, 个人陈述, 个人陈述论文, 推荐信, 采访笔记, 初始经济援助录取通知书, 研究生学习, 摘要, 学生写作和作业样本, 投资组合, 伊形式, 国际事务办公室, 内审局财务核查表, 国际学生OIA补充 |
申请后2年 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | ca88登录正确网址申请-已注册的申请人 | 申请和证明文件，包括本科生的相关信件, 研究生, 以及申请的国际申请人, 被接受, 和登记. 部门级的应用, 论文, 简历, 补充信息, 采访笔记, 面试, 阿米海德计划, 对应, 研究生申请人属性总结, 评估标准, 录取文件, 状态, 个人陈述, 个人陈述论文, 推荐信, 采访笔记, 研究生学习, 摘要, 学生写作和作业样本, 投资组合 |
自到校或毕业后5年 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | 毕业申请 | 3个学期内毕业的学生申请表格. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
自最后出席日起计5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 运动营及诊所 | 依从性跟踪信息，yzcca88游戏登录网址营地或诊所的目的和其他标准, 专门为了满足NCAA的要求. 合同, 批准, 资格, 营区/诊所由主管部门批准, 营地/诊所描述表, 非机构营/诊所雇佣表格, 营地/诊所员工名单, 营/个体诊所 & 团体优惠政策, 营地/诊所个人折扣记录, 营地/诊所团体折扣记录, MBB iwrp验证表, 本地体育俱乐部使用DU设施, 本地体育俱乐部就业 |
集中营结束7年后 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 运动员的资格 | 田径向NCAA提供验证学生运动员学业进展的验证. 班组名单，合规助理资格检查表，资格审核excel文件 |
7年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 运动损伤(灾难性) | NCAA学校案件的保险文件，达到灾难性状态的货币门槛. NCAA设定了货币门槛，这可能会逐年变化. 风险管理, 事故报告, 年度保险问卷, 事故报告, 索赔表单, 笔记, 相关的信件 |
永久 | 存储安全 |
| 体育运动 | 学生 | 体育参与/体育公平披露法(EADA) | 体育公平披露法(EADA)要求的文件. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
10年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 运动建议 | 未来和现在的学生运动员的学术指导记录, 提供学业进步记录，同时学生参与该机构的体育项目，以遵守NCAA会议报告要求.成绩单，成绩报告，请愿书，学术评估，高级常务报告，顾问? 成绩单显示取得学位的进展, 节目策划表, NCAA进度报告, 纪律备忘录, 先锋计划, 度计划, 中期进度报告 |
7年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 工作授权(联邦移民和归化局表格I-9) | 核实所有新员工的就业资格和合法工作身份. |
聘用日起计3年，或雇佣终止后1年，以较晚者为准. | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 奖项及荣誉 | 收件人, 项目, 仪式, 标准, 提名, 教师, 工作人员, 学生, 校友, 埃文斯奖, 阿米·海德近期毕业生成就奖, 社区服务奖, 对大学的杰出贡献, 伦道夫P. 麦克多诺校友服务专业成就奖 |
5年 | 转往大学档案室 |
| 所有的办公室 | 金融 | 银行 | 银行交易:存款、调节、对账单、登记、存根和作废支票. 检查登记, 检查副本, 支票存根, 存款单, 电汇, 外部, 内部, 信用证, 贷款协议, 贷款申请, 抵押贷款, 笔记, 取消了笔记, 融资 |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 福利计划年报 | 向联邦政府提交年度福利报告及相关支持信息. 工作表、凭证、收据和决议 |
报告提交7年后 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 福利计划说明 | 健康描述, 残疾, 和 保险 plans; 描述s of educational assistance, 搬迁, 退休, 病假, 和 other benefits; summary 和 full benefit plan 描述s that provide the basis for all required plans 和 报告; certifications, 抵用券, 工作表, 收据, 决议 |
计划终止7年后 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 票据-收藏品 | 管理和收集欠大学的债务的信息. 收款，坏账，违约，违约，逾期 |
偿还债务7年后 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 校董会文件 | 大学管治机构及其委员会的记录. 诉讼, 委员会, 内部和外部审计, 内部会计, 董事会的政策, 政策, 建议, 购买物业, 出售物业, 政府, 通知, 分钟, 诉讼, 公告, 成员个人资料 |
永久 | 将正式副本转交给大学档案馆 |
| 企业风险管理 | 行政 | 代理合同 | 与保险经纪人签订的合同. |
合同期满后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 预算-最终批准 | 最终预算请求和正式批准的预算. |
永久 | 安全存储，直到不再需要参考, 然后将批准的预算的正式副本转交给大学档案馆 |
| 所有的办公室 | 行政 | 预算记录 | 官方批准的预算文件 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 健康与安全 | 业务连续性和应急准备文件 | 部门在中断情况下继续运作的程序. 业务中断，天灾人祸 |
不活动后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 活动日历 | 计划的事件、活动、假期和其他重要日期的时间表. |
5年 | 转往大学档案室 |
| 所有的办公室 | 其他 | 校园艺术与艺术收藏 | 美术资产文件:库存、估值、保养. 艺术家, 出处, 所有权历史, 照片文档, 绘画, 雕塑, 照片, 打印, 艺术家, 工件, 安装, 目录 |
永久 | 转往大学档案室 |
| 所有的办公室 | 健康与安全 | 校园犯罪传播 | 根据《yzcca88游戏登录网址》发出的报告、警告、通知和其他通讯. 信息披露, 联邦财政援助, 犯罪意识和校园安全法, 年度保安报告, 及时的警告, 校园的统计数据 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 其他 | 校园地图 | 校园地图显示了所有的建筑和基础设施 |
不活动后5年 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 校园安全 | 健康与安全 | 校园安全计划和主动营销 | yzcca88游戏登录网址学生、教职员工安全计划、安全程序的出版物. 小册子，小册子，信件 |
不活动后5年 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 职业服务 | 学生 | 就业中心记录 | 潜在雇主的信息档案. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
5年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | 证书和许可证 | 与运行状况相关的证书和许可证 & 咨询中心业务运作 |
期满后10年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 弃置纪录证明书 | 风险管理部门证明销毁记录的正式表格. 此表格可向风险管理部索取，填写后应交回风险管理部. |
永久 | 转至风险管理 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 总理的就职典礼 | 所有与新校长就职典礼有关的公开信息. 公告, 邀请, 客人名单, 新闻, 出版物, 以及与新校长就职典礼有关的纪念品. |
5年 | 转往大学档案室 |
| 注册商 | 学生 | 更改成绩表格 | 向教务处提交成绩变更的表格. 本科生，研究生，国际学生 |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 更改职系纪录 | 成绩更改记录. 本科生，研究生，国际学生 |
永久 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 章程和章程 | 大学组织的正式文件, 其权利和特权的定义, 校务管理的常设规则 |
保留每个正式版本，直到被取代 | 将每个正式版本的副本转移到大学档案馆 |
| 设施管理 & 规划 | 健康与安全 | 引文及罚款 | 所有与签发、争议、解决或支付罚单和罚款有关的文件 |
自罚款、罚款或争议解决之日起满一年，以较晚者为准 | 摧毁 |
| 企业风险管理 | 行政 | 索赔文件 | 与保险索赔有关的记录，包括工人赔偿索赔. |
索赔结束后5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学生 | 课程表-学生 | 每个学生每季度或每学期的课程表. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 集体谈判权 | 与工会的协议及证明文件. 雇佣条款和条件 |
永久 | 存储安全 |
| 学生财务事务 | 学生 | 居住状态 | 证明学生科罗拉多居民身份的表格或其他记录. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学术 | 毕业典礼 | 公开发放的毕业生记录 |
5年 | 将正式副本转移到大学档案馆 |
| 所有的办公室 | 学生 | 毕业典礼程序 | 毕业典礼上分发的印刷节目单. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
永久 | 安全存储并将副本转移到大学档案馆 |
| 体育运动 | 体育运动 | 免费入场观看体育赛事 | yzcca88游戏登录网址田径运动提供的免费通行证的合规跟踪信息, 专门为了满足NCAA的要求. 比赛, 票, 通过, 通过列表, 免费的, 免费的, 有天赋的, 社区门票通行证名单, Player-Guest记录 |
事件结束后7年 | 摧毁 |
| 企业风险管理 | 大学管理 | 承诺和利益冲突 | 根据大学政策作出的年度披露 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 利益冲突披露 | PI和关键人员利益冲突(细胞色素氧化酶)披露表和相关管理计划. 细胞色素氧化酶披露, 细胞色素氧化酶管理总结, 管理计划, 计划合规性文档/审查, 对应 |
5年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 建设项目 | 建筑建设和改造项目从提案到完成的文件. 验收, 变化, 投标, 报价组, 投标阶段, 投标人, 注册建筑师, 建议, 评奖依据, 成本估算, 图表, 总承包商, 初步, 提交, 关闭, 记录集, 资本的改进, 已建成的, 竣工, 建筑设计公司, 改变订单, 土壤报告, 最终验收, 草图, 航空图像, 计算机辅助设计, Revit, 资格预审, 传送, prebid, precon, 排水, 沉箱, 钢筋, 混凝土, 结构, 防火, 屋面, 调查, 砌筑, 电, 机械, CATF, 纠正措施, LEED, 领导环境和能源设计, 剩余工作清单, 保修, 保证, 保证同意, 基本完工 |
永久 | 安全存储，直到结构或实体不再存在, 然后将一份正式副本转交给大学档案馆. |
| 所有的办公室 | 行政 | 联系人列表 | 教员姓名和联系方式的记录, 工作人员, 供应商和办公室业务需要的其他实体. |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 合同和协议 | 证明学校和另一方之间义务的文件. 包括签署的风险承担表格和/或责任弃权书. |
合同终止后5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学生 | 课程目录 | 由注册处出版的课程目录. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
永久 | 转往大学档案室 |
| 学术单位 | 学术 | 课程教学大纲 | 讲师的课程要求大纲. 可能包括有关测试、项目、阅读作业以及所需教科书的信息. |
1年或直至不再需要为止 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | 认证和特权 | 与健康的凭据和特权相关的记录 & 咨询中心医务人员. |
雇佣/合约终止后10年 | 摧毁 |
| 校园安全 | 健康与安全 | 重大事件管理 | 描述紧急情况下应遵循的程序的记录. |
10年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学生 | 课程变更授权 | 批准学生在常规课程中放弃或替代课程, 或申请申报或更改学位, 主要, 或小. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学术 | 课程计划 | 与课程规划有关的记录 |
5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学生 | 学位审核记录 | 学生成绩单与学位要求的对比记录. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 降职和晋升文件 | 有关员工降职或晋升的信息. 所有员工职称, 分类, 描述, 工资基准和变动记录由人力资源部门保存. 注意:教员晋升和终身职位的决定以及背景文件由教务长办公室保留. 证明晋升或终身职位资格的正式申请/活页夹副本由学术单位/部门保留. 员工关系档案 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 纪律处分 | 与纪律处分有关的聆讯文件. 员工关系档案 |
听证会后的7年 | 摧毁 |
| 平等的机会 & 第九条 | 就业 | 歧视指控或执法行动，外部 | 向平等就业机会委员会(EEOC)或教育部民权办公室(ED)提交的与禁止歧视或执法行动有关的外部指控的所有人事记录. 被禁止的歧视包括基于大学非歧视声明中列出的因素的歧视, 包括种族, color, 国家的起源, 年龄(40岁及以上), 宗教, 残疾, 性取向, 性别认同, 性别表达, 遗传信息, 婚姻状况, 退伍军人身份. |
指控或诉讼处理后七年 | 联系大学法律顾问申请释放. 所有与涉嫌或实际的歧视指控有关的记录都必须依法保管. |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 歧视指控或执法行动，外部 | 向平等就业机会委员会(EEOC)或教育部民权办公室(ED)提交的与禁止歧视或执法行动有关的外部指控的所有人事记录. 被禁止的歧视包括基于大学非歧视声明中列出的因素的歧视, 包括种族, color, 国家的起源, 年龄(40岁及以上), 宗教, 残疾, 性取向, 性别认同, 性别表达, 遗传信息, 婚姻状况, 退伍军人身份. |
指控或诉讼处理后七年 | 联系大学法律顾问申请释放. 所有与涉嫌或实际的歧视指控有关的记录都必须依法保管. |
| 平等的机会 & 第九条 | 就业 | 内部歧视投诉 | 所有与员工提出的任何法律认可的歧视投诉有关的文件, 学生, 或者公众. 法律承认的歧视类型包括那些在DU的非歧视声明中概述的, 包括种族, color, 国家的起源, 年龄(40岁及以上), 宗教, 残疾, 性取向, 性别认同, 性别表达, 遗传信息, 婚姻状况, 退伍军人身份. |
7年 after the 日期 of case closure; or for cases involving 学生s, 完成所有成果后的7年 | 联系大学法律顾问申请释放. 所有与涉嫌或实际的歧视指控有关的记录都必须依法保管. |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 内部歧视投诉 | 所有与员工提出的任何法律认可的歧视投诉有关的文件, 学生, 或者公众. 法律承认的歧视类型包括那些在DU的非歧视声明中概述的, 包括种族, color, 国家的起源, 年龄(40岁及以上), 宗教, 残疾, 性取向, 性别认同, 性别表达, 遗传信息, 婚姻状况, 退伍军人身份. |
7年 after the 日期 of case closure; or for cases involving 学生s, 完成所有成果后的7年 | 联系大学法律顾问申请释放. 所有与涉嫌或实际的歧视指控有关的记录都必须依法保管. |
| 所有的办公室 | 行政 | 草稿 | 书面作品的初级阶段，作者在此阶段开始形成一个更有凝聚力的作品 |
保存到不再需要为止 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 健康与安全 | 无毒品工作场所法 | 与《ca88登录正确网址》有关的信息、声明和通知. 药物滥用, 无毒品工作场所政策, 员工援助计划, 处罚, 违反药物滥用规定, 毒品定罪, 承包机构, 雇主, 毒品刑事定罪, 发表声明, 非法受管制物质, 禁毒宣传计划, 无毒品工作场所法, 给承包单位的通知, 雇员给雇主的通知, 致雇员声明, 给因毒品犯罪被定罪的雇主的通知, 向员工发表声明，禁止使用非法管制物质 |
不活动后5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 药物测试 | 药物测试同意书，实验室数据，结果和报告. 解释，积极的，消极的，积极的测试/行为合同 |
7年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 学生 | 包含医疗信息的教育记录 | ca88登录正确网址学生教育记录中包含的任何医疗信息. 本科生，研究生，国际学生 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 工作成果认证报告 | 记录与赞助项目有关的赠款和合同费用分摊活动的教员/职员工资费用的表格 |
5年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | 电子备份 | 健康 & 咨询中心电子备份记录 |
最长1年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | 电子文档 | 健康 & 咨询中心的电子记录 |
至少3年，争取10年(每年存档) | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 就业 | 员工合同 | 大学教职员工之间的合同 |
自最后受雇日期起计七年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 员工考勤 | 考勤表, 时间卡, 或者任何其他工作时间的对数, 适用于所有员工，勤工俭学学生除外. 缺勤，休假，病假，时间分配，项目，出勤，考勤，计时 |
创作后5年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 雇主状况报告-失业补偿 | 从大学到科罗拉多系的报告. 以确定大学是否有责任支付失业补偿金. |
报告提交后5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 雇佣合同 | 个人雇佣合同(非书面合同或协议的), 概述条款的书面备忘录). 集体谈判协议，计划，信托，聘书 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 入口, 放置, 资质, 语言能力测试成绩和例外表格-ca88登录正确网址学生 | 考试成绩或报告，包括IB或AP考试成绩和ACT, 坐, 考试, 称MCAT, GRE分数, 和分班考试例外表. 本科，研究生，国际，测试，排名，评级，百分位数 |
1年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 环境、健康和安全检查 | 实验室EHS审核报告, 艺术工作室和表演艺术剧院, 以及由设施维护的空间和机械室. EHS，演练，化学卫生计划，实验室特定标准操作程序，sop |
创作后5年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 采购产品环境健康和安全许可证和许可证-机构或计划 | 危险物料操作/消防许可证及辐射牌照. EHS，防火为入住许可 |
5年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 环境、健康和安全、医疗监督和审查 | 与人体工程学和职业健康审查有关的监测和咨询, 主要用于呼吸器使用或处理动物. EHS，听力测试 |
活动后30年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 环境健康和安全培训完成文件 | 列出要求出席者的名单和包含实际出席者签名的名单或表格. EHS，听力测试 |
自最后受雇日期起计七年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 活动文档 | 预订日历，餐饮和其他有关安排的信息. |
7年 | 摧毁 |
| 学术委员会 & 委员会 | 学术 | 风险记录示例 | 风险记录描述示例 |
风险记录周期示例 | 风险记录处置示例 |
| 所有的办公室 | 就业 | 教职工人事记录 | 终身跟踪, 非终身, 扩展的约会, 过程, 过程, 审查, 档案, 建议, 评估, 成就, 优点, 排名, 出版物, CV, 简历, 重新开始。 |
自最后受雇日期起计七年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 公平信用报告法 | 消费者报告机构发送给雇员或申请人的相关报告. 披露的信息,通知 |
在搜索结束5年后 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 《yzcca88游戏登录网址》 | 家庭和医疗休假法(FMLA)，包括员工的身体，医疗和休假记录. |
休假5年后 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 联邦税-分析，报告和工作文件 | 联邦税表、申报表、审计、索赔和上诉的支持材料. 税务账目，信件，税务合规，审计工作文件 |
相关备案后7年 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 金融 | 联邦税-形式，回报，税务审计，索赔和上诉 | 联邦税务文件，包括990表, 就业税申报表, 所得税申报表, 以及相关的工作报告和总结报告. 调查结果、结论、协议、抗议、上诉、退款 |
永久 | 存储安全 |
| 注册商 | 学生 | FERPA豁免表格 | 由注册学生签署的允许第三方出于教育目的访问学生记录的发布表格. 本科生，研究生，国际学生 |
永久或直到学生终止 | 存储安全 |
| 注册商 | 学生 | FERPA要求和披露 | 要求和披露学生的个人身份信息或其他受FERPA约束的学生教育记录. 本科生，研究生，国际学生 |
永久的或只要记录保存 | 存储安全 |
| 金融援助 | 金融援助 | 直接贷款计划 | 与参加FFEL或直接贷款计划有关的记录, 包括任何相关的报告或表格. Title IV / HEA要求，联邦家庭教育贷款 |
“奖励年度”(按第34 C条的定义)结束后的5年.F.R. § 600.2)该学生最后就读的大学 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 金融 | 财务文件 | 与健康相关的财务记录 & 咨询中心业务运作 |
至少3年，争取10年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 财务报表和报告-年度财务报表 | 在财政年度结束时，说明大学经认证或官方财务状况的记录. 财务报告, 年度, 经审计的, 利润报表, 损失语句, 经认证的财务报表, 外部财务审计, 坏账, 管理, 集合, 把- - - - - -, 注销, 财务状况, 认证, 官方, 公司债务分析, 报告, 损益表, 报告 |
报告发布10年后 | 妥善保存在部门文件或系统中 |
| 所有的办公室 | 金融 | 财务报表和报告-年度财务报表 | 在财政年度结束时，说明大学经认证或官方财务状况的记录. 财务报告, 年度, 经审计的, 利润报表, 损失语句, 经认证的财务报表, 外部财务审计, 坏账, 管理, 集合, 把- - - - - -, 注销, 财务状况, 认证, 官方, 公司债务分析, 报告, 损益表, 报告 |
报告10年后 | 妥善保存在部门文件或系统中 |
| 所有的办公室 | 金融 | 财务报表和报告-财务计划和预测 | 报告大学的财务状况，最近的变化和计划. 财务报告、分析 |
永久 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 金融 | 财务报表和报告-管理信息报告 | 月末或季度末大学财务状况的记录. 月度报表，季度报表，年度报表 |
财政年度创建后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 财务报表和报告-管理信息报告 | 一般行政管理、设施管理和学生ca88登录正确网址信息. 综合行政、设施管理、学生招生 |
会计年度创建后5年 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 金融 | 融资 | 可转让信贷工具, 申请贷款, 以及已付清债务的证明文件. 还款条款、条件、金融机构、贷款机构、贷款 |
条件满足后7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 筹款(非进修部) | 计划，研究，捐助者和竞选信息. 发展, 进步, 校友目录, 礼物处理, 礼物批, 遗产及信托, 协议, 承诺, 捐助者, 对应, 简报, 管理, 建议, 规定, 规定, 成分, 奖学金, 捐赠基金, 历史礼品记录 |
5年 | 转校升学 |
| 体育运动 | 体育运动 | 游戏统计数据 | 练习，比赛，和出席统计的每一项运动和每场比赛的每一个玩年. 也, 招聘记录, 球员统计, 排名, 每场比赛的最终球队统计数据, 和NCAA官方得分摘要. 统计数据, 数据, 赛季球员统计, 排名, 奖, 媒体, 释放, 指南, 大会提名, 春天, 秋天, 营, 深度图, 数值花名册, 叙事游戏报告, 永不言败, 详细的书面报告 |
保留以备参考，然后转交学校档案室. | 将正式副本转交给大学档案馆. |
| 所有的办公室 | 行政 | 一般的信件 | 与单位运作有关的内部和外部通信(电子邮件、信件等).) |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 毕业授权 | 显示学生被授权毕业的表格和记录 |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 授予合同和会计 | 中标项目的财务和其他条款的官方文件. 工作认证, 计费, 财务报告, 付款记录, 赞助项目, 项目, yzcca88游戏登录网址, 政府, 私人, 州要求的联邦表格 |
补助金期满后5年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 团体健康保险范围通知书 | 选择或拒绝承保的文件，以及继续为雇员提供团体健康保险和眼镜蛇权利的书面通知, 他们的配偶, 以及选择保险的家属. 年度，注册，福利 |
自受雇最后一天起计七年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 危险物质清单 | 有数量的化学品清单, 物理状态, 位置, 统一消防规范, 以及与每种物质相关的健康危害. |
5年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 危险废物处置 | 运输和处置文件. EHS，环境健康和安全，舱单，处理证书，监管链 |
永久 | 存储安全 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | HIPAA政策 | 健康 & 咨询中心有关健康保险流通与责任法案(HIPAA)政策的记录 |
10年的HIPAA政策变化 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 历史项目 | 任何能说明大学或其组成机构之一历史的物品. 剪贴簿, 打印问题, 剪报, 静态和动态图像, 照片, 数字图像, 缩微胶片, audio, video, 数字媒体, 底片, 幻灯片, video, audio, 电影, 录音 |
5年 | 转往大学档案室 |
| 注册商 | 学生 | 持有或产权负担记录 | 图书馆、停车服务等对学生账户的持有或负担. |
持有或妨碍的寿命 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 间接费用建议 | 间接成本提案和数据，支持提案的计算 |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 经济援助ca88登录正确网址学生的初始录取通知书 | 发给申请杜克大学的学生的信件, 要么在录取通知书上，要么在录取通知书上. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 院校检讨委员会 | 参与机构审查和批准研究项目的所有机构的决定文件. 分钟, 应用程序, 保证, 许可证, 报告, 对应, 委员会的程序, IRB, 院校检讨委员会, IACUC, 机构动物护理和使用委员会, IBC, 院校生物安全委员会, 细胞色素氧化酶, 利益冲突, 人类的主题, 批准, 知情同意主模板 |
项目结束日期、发起人要求或专业指定后5年; or 7年 after misconduct 诉讼, 以较晚的为准 | 摧毁 |
| 企业风险管理 | 行政 | 保险记录 | 每份“保险记录”包括:保单文件, 应用程序, 通信, 亏损经营, 发票, 存款/付款记录, 保险证明书(细胞色素氧化酶), 以及其他类似的材料. |
保单期限届满后10年 | 摧毁 |
| 知识产权 & 技术转让 | 其他 | 知识产权 | 由原始的创造性思想产生的yzcca88游戏登录网址DU属性的文件, 作为专利, 受版权保护的材料, 和商标. 协议、应用、产品、专有权、标志、格言、设备、标志、徽章、品牌 |
永久 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 其他 | 内部审计结果 | 审计报告或备忘录，概述调查结果、建议的行动和管理层的反应. 结论、支持、建议、管理、审查、行动 |
永久 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 其他 | 内部审计工作文件 | 工作和起草信息，记录研究和支持审计报告的结论. |
7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 投资记录 | 与大学投资有关的记录. 债券, 期货, 选项, 年度报表, 购买, 投资的结果, 所有权证明, 证券基金, 券商, 资本财产, 资本利得, 资本损失 |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 投资Records-Endowments | 财务捐赠的记录. 转让、财产、投资 |
10年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 招聘广告 | 招聘启事，内部和外部的，yzcca88游戏登录网址职位空缺、晋升、培训和加班的. |
5年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 工作申请材料-未被录用的申请人 | 网上或书面申请, 推荐信, 参考联系方式, 简历和求职信. |
5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 工作描述 | 职位职责、职责、薪水和资格的说明. |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 劳工组织档案 | 与工会的交易记录, 工会官员或代表, 劳资关系顾问, 工人, or other person for the purpose of influencing employees' opinions; 和 any expenditures to learn about the activities of employees or a union in a labor dispute. |
5年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 土地，建筑物，结构和系统-清单，计划和图纸 | 大学物业信息, 体系结构, 记录随时间的变化和财产的实际状态. 包括前后的文件，说明或实用或历史价值. 空间分配, 办公室, 改进, 变化, 授权, 建筑, 修改, 地板上的计划, 蓝图, 研究, 评估, 实用程序, 公用事业公司, 地图, 布局, 设计, 示意图, 土地使用, 竣工, 临时, 遗产, 千禧年, 地役权, 资本资产记录, 折旧时间表, 固定资产估值, 固定资产收购, 财产清查, 属性的细节, 道路, 边界, 房地产行, 纪念碑, 放置, 许可证, 储罐, 民事调查, 消防, 排水 |
永久 | 安全存储，直到结构或实体不再存在, 然后将一份正式副本转交给大学档案馆. |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所客户档案-不满意的判决 | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
保留至判决履行或不能再续期，使得判决后的渎职诉讼时效过了，不能再续期. 根据临床法律文件保留/销毁政策，必须由负责的律师批准销毁. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所客户档案(一般) | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 原始的照片, 股票凭证, 遗嘱, 本票, 的行为, 出生证明, 对应, 原告的起诉状, 笔记, 谅解备忘录, 支票和其他财务资料，如纳税申报表, 银行对账单, 财务报表, 费用记录, inventories; 和 telephone messages, 电子邮件, 展品, 情况下打印出来, 研究材料 |
在根据学生法律办公室文件保留/销毁政策解决所有问题之前，不得根据保留计划关闭或计划销毁任何文件. 保留期限将由律师根据政策文件中规定的要求确定. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所客户档案-未成年子女 | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
涉及未成年子女的档案必须保留到最小的子女成年为止, 再加上诉讼时效的延长时间. 根据临床法律文件保留/销毁政策，必须由负责的律师批准销毁. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所档案(已关闭)-刑事(性犯罪者，无期徒刑，死刑) | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
为了客户的生命, 如果此事导致定罪并被判处死刑, 终身监禁不得假释, 或者一个不确定的句子. 根据临床法律文件保留/销毁政策，必须由负责的律师批准销毁. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所档案(已关闭)-刑事(性犯罪者，无期徒刑，死刑) | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
为了客户的生命, 如果此事导致定罪并被判处死刑, 终身监禁不得假释, 或者一个不确定的句子. 根据临床法律文件保留/销毁政策，必须由负责的律师批准销毁. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所档案-收藏 | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
案卷应保留至判决支付或履行为止, 或者判决尚未判决, 见 |
转让给预定的一方或销毁 |
| 斯特姆法学院 | 学术 | 法律诊所档案-刑事 | 学生法律办公室因代理客户而拥有的记录或律师因代理客户而创建的记录. 包括法律备忘录, 三角裤, 原告的起诉状, 草稿, yzcca88游戏登录网址客户非公开信息的备忘录, 已出版资料副本, 口供, 笔记, 客户财产, 诉讼, 以及交易记录. |
自宣判之日起10年, 如果该事项导致任何其他事项的定罪, 是否对定罪及/或判刑提出上诉. 根据临床法律文件保留/销毁政策，必须由负责的律师批准销毁. | 转让给预定的一方或销毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 裁员选择 | 裁员选择文件. 人员减少 |
创建之日起5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学术 | 学习管理系统内容 | 特定课程的课程内容, 哪些存储在电子学习管理系统中, 比如Canvas. |
2年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 分类账、日记账、登记簿和资产负债表 | 跟踪个人账户的费用. 期刊, 分类帐, 帐户分类帐, 应付账款, 应收账款, 资产负债表, 现金日记, 应收账款, 会计科目表, 年,结束, 工资, 明细分类帐, 部门事务 |
7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 分类账、日记账、登记簿和余额摘要 | 总账的汇总报告，包括财政年终总账. 审计财务报表，工作底稿，工作底稿，工作底稿 |
10年 | 摧毁 |
| 大学法律顾问 | 大学管理 | DU为一方的法律事项 | 诉讼案件档案 |
永久 | 大学法律顾问委任 |
| 金融援助 | 金融援助 | 贷款或补助金 | 贷款记录:有关贷款或赠款数额的记录, 贷款或赠款的条款, 学生还款历史. 标题IV / HEA要求，学生退学信 |
还款后5年 | 摧毁 |
| 市场营销 & 通信 | 行政 | MarComm谷歌分析数据 | 在市场部管理的网页上运行谷歌分析获得的数据 & 沟通 |
用户最后一次活动后的50个月 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 材料安全数据表 | 材料制造商提供的工作区域张贴安全指南. EHS，环境健康安全，MSDS |
诞生后30年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 健康与安全 | 医疗及咨询记录 | 与卫生部门提供的医疗和咨询服务有关的记录 & 咨询中心 |
离上次见面已经十年了 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 军事和退伍军人文件-注册学生 | ca88登录正确网址学生提交的任何军事文件，包括军事成绩单. 还包括退伍军人管理局发送或接收的记录，例如G.I. 账单福利记录. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 名称更改请求表格和授权 | 申请更改DU官方文件上的名称的表格, 以及相关的记录和授权. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 其他 | 未列出的 | 此分类适用于此时间表中未列出的所有记录-无论记录类型如何. |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 办公室行政和业务文件 | 运行单位使用的工作文件和参考文件 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 办公室会议议程、会议记录和笔记 | 会议议程、会议记录、笔记或会议摘要. |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 官方行政通讯 | 大学行政部门的官方内部或外部信函. |
5年 | 转往大学档案室 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 官方声明 | 大学行政当局的正式声明 |
10年 | 将副本转移到大学档案馆 |
| 所有的办公室 | 行政 | 组织图表 | 组织结构图. 司、系、中心、学校、项目、学院、单位 |
5年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | OSHA记录 | 健康 & 咨询中心的记录符合职业安全与健康管理局(OSHA)的法律法规. |
雇佣/合约终止后10年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 金融 | P-card包 | 报告, 语句, 收据, 以及包含在每月p卡包中的任何其他交易文件. |
财政年度创建后7年 | 摧毁 |
| 设施管理 & 规划 | 行政 | 停车引用 | 所有与签发、争议、解决或支付停车罚单有关的文件 |
罚款或争议解决后1年，以较晚者为准 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 参与日志 | 每队的文件，列出运动名称, 对手的名字, 日期, 活动地点, 玩家的名字和谁参加了比赛. 用于确定是否每个学生触发使用一个赛季的竞争, 哪些数据包含在NCAA阵容名单中. |
7年 | 摧毁 |
| 国际化 | 行政 | 护照信息 | 包括护照复印件和任何包含从护照获得的信息的文件. |
保存到不再需要为止; generally, 直到旅行者不再使用DU国际旅行计划出国旅行为止. | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 校际运动保险支付 | 在校外为训练或比赛相关受伤或疾病提供医疗服务的证明文件，并且有资格获得校际体育保险的部分支付. 事故报告，索赔表 |
付款后7年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资单-员工主数据 | yzcca88游戏登录网址每个雇员的全面信息，用于工资单处理, 扣缴和申报税款. 掌握工资记录，工资工时数据，失业，残疾，工资期限 |
自受雇最后一天起计七年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资调整记录-美国国税局 | 由美国国税局以联邦税收征收的形式命令的与工资扣缴有关的信息, 包括表格668-W, 668-D, 等. |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资自动数据处理记录 | 除了保留《yzcca88游戏登录网址》要求的机器可读记录外, 必须保存下列记录:电子存储系统的书面程序, 创建的业务流程的文档, 修改, 并保持记录, 系统支持和验证雇主申报表上的分录并确定正确纳税义务的文件, 以及证明纳税人记录的真实性和完整性的文件. 支持，核实，纳税义务，纳税人的记录，诚信 |
财政年度后15年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资电子资金转账记录 | 雇主的银行记录，显示支付工资的日期和金额. |
自940表格到期日起5年，或自缴纳FUTA税之日起5年，使用较长的保留时间 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 工资记录——支付工资的基础 | 工资计算和支付依据的文件，包括福利和先决条件. 工资, 工资, 年级水平, 薪资标准, 生活费用表, 工资标准, 日程安排, 收益计算, 加班, 每小时, 有竞争力的, 市场研究, 工资率, 表, 优点, 激励计划, 资历系统, 人员的行为, 工作评估, 市场调查, 证据 |
自最后受雇日期起计10年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 与额外评税或退款申请有关的工资记录 | 雇主纳税申报表及证明文件(工资登记簿、工资税存款等).)，以供IRS评估额外税款或罚款的情况使用, 或当雇主在提交报税表或缴纳税款后提出退款要求时. |
本财政年度后15年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资税记录 | 工资, 扣缴, 以及所有有关工资期限的信息, 包括证明文件和表格. 支付, 补偿, 扣缴, 联邦所得税, 社会保障, 医疗保险, 保留, 语句, 报告, 提示, 附加福利, 累积的方法, 工资, 调整, 定居点, 税收存款, 社会保障, 医疗保险, 薪俸税报税表 |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 工资税-计划支付给雇员 | 没有, 付款率, 第三方, 第三方, 形式圆满填写完减免证明, 请从病假工资中预扣联邦所得税, 国税局表格W-4P, 退休金或年金扣缴证明书 |
5年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 人事档案 | 从工作申请开始的工作经历, 用于确定员工资格的信息, 补偿, 终止, 发展机遇, 主管和员工之间就雇佣的任何方面进行正式的沟通. 注:员工医疗分开维护. 离开, 没有, 假期, 生病的, 美国专利商标局, 出席, 被录用的申请人的工作申请, 重新开始。, CV, 简历, 个人简历, 提供, 接受, 拒绝, 分类, 重新分类, 绩效考核, 请注意, 辞职信, 裁员, PEDS数据, 重新开始。, 简历, CV, 人员操作, 转移, 终止, 终止, 豁免, 放弃, 索赔, 年龄, 主管, 不满, 审查, 上诉, 书面警告, 谴责, 确认, 参考, 封面, 信, 就业法案, 权利, 健康保险范围通知书, 内部的吸引力, 配偶, 依赖, 眼镜蛇, 选举, 退休, 福利登记, 选举, 受益人的形式, 工资单直接存款授权, 休假 |
自最后受雇日期起计10年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 就业 | 人事记录 | 与健康工作史有关的记录 & 咨询中心员工. |
雇佣/合约终止后10年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 身体/医疗记录(非fmla) | 与人事行动有关的体格检查结果, 包括入职前体检结果. |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 比赛和练习季节 | 运动队的赛季宣言和练习时间文件，并遵守NCAA和会议的规则和规定. 球队花名册显示了花在练习上的时间, 会议, 训练和调理, 和竞争, 卡拉, 可数的体育相关活动, 建议季表, 可数运动相关活动表, 男子篮球缺课, 偶尔进餐记录, 奖的日志 |
7年 | 摧毁 |
| 健康 & 咨询中心 | 行政 | 政策及程序 | 健康 & 咨询中心的政策和程序 |
10年的政策和程序手册变更 | 摧毁 |
| 企业风险管理 | 行政 | 污染保险记录 | 与污染保险保单和污染保险索赔有关的记录 |
永久 | 存储安全 |
| 金融援助 | 金融援助 | 项目的资格 | 文件教育项目资格, 它对项目的管理, 经济责任, 项目资金的申请及其支付和交付. 标题IV / HEA要求, 根据公认会计准则，每笔项目交易的项目资金收入或支出, 与DU的其他财务活动分离, 任何其他详细的财务记录，足以使能源部对该机构进行年度审计，以了解其财务状况，并对来自能源部或获得能源部担保贷款的学生/家长的资金进行合规审计 |
获奖后5年 | 摧毁 |
| 国际化 | 学术 | 项目的参与 | 学生参加ca88登录正确网址国际旅游项目的相关记录. |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 项目或研究资料 | 研究数据, 项目或其他部门赞助或非赞助项目的相关文件. 报告、研究数据、同意书、实验笔记、通信、IRB、IACUC、IBC、协议 |
项目结束日期、发起人要求或专业指定后5年 | 将研究数据转移到大学档案馆，并销毁所有其他资料 |
| 市场营销 & 通信 | 行政 | 出版物 | 市场营销, 公共关系, 出版并向适当的受众公开提供广告材料. 学生辅导, 手册, 海报, 传单, 小册子, 时事通讯, 杂志, 报告, 目录, 手册, 调查, 宣传册, 招聘材料, 新闻, 公告, 新闻稿, 宣传, 品牌营销, 公告, 活动 |
保存到不再需要为止 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 接收放射性物质 | 证明在交付给最终用户之前进行了泄漏测试的文件. EHS, 环境健康与安全, 目视检查, 调查计量, 放射性物质收货表格, 库存的形式 |
诞生后30年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 房地产 | 显示土地和所有土地附属物所有权的文书, 比如建筑, 或者大学拥有的矿业权. 财产所有权, 地役权, 的行为, 合法权利的证据, 不动产, 占有, 购买, 出售, 租赁, 条款, 条件, 转移, 公司, 伙伴关系, 所有权 |
永久 | 存储安全 |
| 体育运动 | 体育运动 | 娱乐部 | 为DU娱乐项目的风险信息的会员，会费，费用和假设. |
入会后5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 招聘文件 | 校际体育项目的招募活动文件. 提供符合NCAA会议规则和规定的潜在球员的招募记录. 资料索取封面, 年级成绩单, ca88登录正确网址表格和材料复印件, 性能报告, 电话和谈话记录, 邮件列表, 联系和评估日志, 官方和非官方访问信息, 招聘时间表, 机构问卷调查表格, 校外招聘日历, 招聘服务处理表格, 公务访问批准表格, 正式访问学生接待行为表, 公务访问费用表, 正式访问学生接待收据, 附成绩单和考试成绩的学术招聘表, 电话记录, 联系-Evaluation报告, 招聘总结-个人, 未被录取学生的非正式访问批准表, 岩心初步评价 |
自最后受雇日期起计七年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 参考/方便副本 | 为方便作者使用或参考而保存的文件. 可能包含已转移或传送给主要所有者或其他人的通信或信息的副本. |
保存到不再需要为止 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 研究 | 拒绝了提议 | 未获资助提案的文件. 被拒绝，失效，研究，资助，赞助项目，未获奖励 |
5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 合理住宿要求 | 有关员工要求合理照顾残疾的记录. 医疗状况、慢性、临时、疾病、设备、供应、住宿 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融援助 | 奖学金和其他机构财政援助计划文件 | yzcca88游戏登录网址ca88登录正确网址奖学金和经济援助活动的文件. 给捐助者的通知和对受助人的经济援助要求, 奖学金概述和其他相关信息. 直到满足国税局的要求 |
15年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 行政 | 自学的统计数据 | 调查副本, 课程评价, 每年公布的与统计资料有关的报告和活动. 档案，研究，外部，内部 |
5年 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | 特殊地位申请 | 申请以特殊身份学生参加研究生课程. |
5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 大学管理 | 演讲 | 校长、教务长、副校长和院长的演讲副本 |
保存到不再需要参考为止 | 将副本转交给大学档案馆 |
| 金融援助 | 金融援助 | 斯塔福德，SLS或PLUS贷款 | 对于每个斯塔福德, SLS或PLUS贷款, 以电子方式提交给贷款人的贷款证明或数据的副本，以电子方式交付的贷款则是借款人的副本?发放每个FFEL计划贷款的书面授权, 所使用的任何MPN确认过程的文件. Title IV / HEA要求，联邦家庭教育贷款, 贷款金额, 申请贷款的ca88登录正确网址期间, 出席费用, 用于计算贷款金额的估计经济援助和估计家庭供款, 学校批注收到的每一张贷款支票的日期, 学校向借款人交付贷款款项的日期, 家长PLUS贷款, 学生补充贷款, 主本票 |
提交后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 州税和地方税 | State 和 local income tax or franchise tax returns; property tax returns; Sales 和 Use tax returns. |
永久 | 存储安全 |
| 所有的办公室 | 行政 | 战略计划 | 描述长期目标和实现这些目标的方法. 战略、可行性、成本效益分析 |
永久 | 存储安全 |
| 金融援助 | 金融援助 | 学生资助报告(sar)、院校学生信息记录(isir) | sar或isir, DU提交的申请资料，学生的文件?S或父级?S资格，包括注册状态, 奖项详情, 初始和退出贷款记录, 杜马在参与过程中使用的报告和表格. 标题IV / HEA要求 |
获奖后5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学生 | 学生评核记录 | 考试, 小测验, 论文, 项目(包括纸质副本), 电子副本, 以及存储在画布/黑板上的项目) |
完成课程后1年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 学生运动员档案 | 在该机构参加过比赛的每位运动员的历史:学术和经济援助信息, 招聘及资格资料, 奖, 以及相关的文件和信件. NCAA学生运动员声明, NCAA药物测试同意书, 国际和选拔学生运动员一般业余和资格表格, HIPPA/Buckley修正案同意/弃权, 身份变更, 授予书续期表格, NLI申请表格, 暑期/五年级助学金申请, 男练习生表格, 外部财政援助披露表, 夏季篮球联赛申请表, 转让资格确认表格, 阳光地带会议医疗豁免表格, 资格豁免, yzcca88游戏登录网址体育系 & 娱乐酒精 & 药物政策管理局学生运动员确认表格，yzcca88游戏登录网址奖 & 利益遵守表格, yzcca88游戏登录网址ca88登录正确网址前业余调查问卷, yzcca88游戏登录网址录取证书, yzcca88游戏登录网址返校学生运动员业余运动问卷, 机会基金申请表格, 财政援助估计奖励信, 上季度-少于全职例外表格, 签署运动补助金, 签署国家意向书, 联系释放权限, 外部竞争审批, 将示踪剂, 学生运动员雇佣表, NCAA资格中心资格报告, 学术招聘批准书，附成绩单和考试成绩 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 体育运动 | 体育运动 | 学生运动员医学部 | 每名运动员在进入该机构之前和期间的病史. 年度健康评估, 事故报告, 诊断测试结果和报告, 处方记录, 校外治疗源记录, 保险, 风险承担表, 病史包, 年度体检文件, 治疗记录问卷, 心理咨询记录, 信息的形式, 治疗同意书, 承担风险表格及相关文件和通信 |
自最后受雇日期起计30年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 学生 | 学生行为记录 | 行动记录，如听证会, 留校察看, 休假, 或开除学籍. 包括与平等机会有关的记录 & 第九条案件. 包括本科生、研究生和国际学生档案. |
在最近一次事故发生的7年后 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | 与ca88登录正确网址或申请相关的学生信函 | 对申请或录取过程有重要影响的学生之间的信件. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | 与ca88登录正确网址或申请相关的学生信函 | 对申请或录取过程有重要影响的学生之间的信件. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| ca88登录正确网址 | 学生 | 学生注册证明 | 核实学生在大学注册时创建的记录. |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 学生信息请求，同意和弃权 | 与FERPA所涵盖的学生信息披露有关的记录, including 学生 requests for non-disclosure of directory information; 学生's written consent for records disclosure; 和 学生 waivers for rights of access to certain records (such as 推荐信). |
永久或直到学生终止 | 存储安全 |
| 金融援助 | 金融援助 | 学生贷款现金输入交易清单 | 每日收到的贷款清单. 贷款服务，日常，学生，经济援助 |
5年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融援助 | 学生或家长资格 | 与学生或家长借款人有关的记录?学生是否有资格和参与直接贷款计划. Title IV / HEA要求，联邦家庭教育贷款 |
“奖励年度”(按第34 C条的定义)结束后的5年.F.R. § 600.2)该学生最后就读的大学 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 学生注册记录 | 授权学生添加或删除课程的表单, 审计类, 参加及格/不及格或不学分的课程, et |
5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学术 | 毕业论文 | 作为硕士或博士课程学位要求的一部分的任何论文或论文. |
永久 | 转往大学档案室 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 培训记录 | 被选中参加培训的员工名单. 培训花名册 |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 成绩单订购表格 | 学生或校友要求提供正式成绩单副本. |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 付款记录及收据 | 收到的成绩单付款文件. |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 成绩单申请记录 | 对学生的成绩单提出的所有要求的日志将与正式成绩单一起永久保存. |
只要保持学习成绩 | 存储安全 |
| 注册商 | 学生 | 其他院校成绩单 | 其他机构(高中或大学)录取学生的成绩单. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 转帐信用记录 | 用于满足DU学分要求的其他机构的学分证明文件. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 无人认领的工资 | 与拖欠工资有关的报告和其他记录报送国家. |
财政年度后5年，工资被放弃 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 行政 | 失业补偿纪录 | 向科罗拉多州劳动和就业部报告. 索赔记录、信件 |
提交报告后5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | yzcca88游戏登录网址成绩单 | 正式成绩单构成学生在yzcca88游戏登录网址的永久学习记录. |
永久 | 存储安全 |
| 设施管理 & 规划 | 设施及物业 | 车辆操作与保养 | 跟踪学校自有车辆的使用和维护情况. 车辆检验报告, 车辆意外报告, 里程日志, 维护日程, 旅行, 驾驶记录 |
车辆处置后5年 | 摧毁 |
| 所有的办公室 | 金融 | 供应商报价 | 来自外部供应商的建议书，说明他们将提供货物或服务的条款和条件. 征求建议书, 招标书, 索取资料, RFI, 招标书, RFT, 申请报价, 询价表 |
7年 | 摧毁 |
| 共享服务 | 就业 | 退伍军人假期 | 休假:为履行军事义务而给予的休假. 部署，武装部队 |
休假结束后5年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融援助 | 退伍军人教育福利 | 退伍军人或获得退伍军人教育福利的合格人员的证明文件. 标题IV / HEA要求, 学费证明, 费用, 带电, 收到了, 符合美国能源部的85-15规则 |
ca88登录正确网址期后5年 | 摧毁 |
| 人力资源 & 包容的社会 | 就业 | 兽医100份报告 | 支持数据和vets -100报告，包括按工作类别和退伍军人类别划分的最低和最高雇员人数，以及过去12个月雇用的退伍军人人数. 退伍军人，参加战斗，服兵役 |
5年 | 摧毁 |
| 注册商 | 学生 | 提款表格和授权 | 学生退校的表格、清单、授权书. |
最后一次出席日期后5年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融援助 | 勤工俭学计划 | 联邦工作计划管理所需的文件 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 金融援助 | 金融援助 | 勤工俭学项目管理 | 工作学习, 显示每个学生已经工作并挣到应得金额的记录(包括工资凭证), 学校或校外机构负责人签字的考勤记录及证明). Title IV / HEA要求，财务运营报告 |
自最后受雇日期起计5年 | 摧毁 |
| 学术单位 | 学术 | 工作坊和研讨会内容材料 | 有关会议、讲习班或研讨会的文件(信件、小册子、演示材料). |
5年 | 摧毁 |
